Apa Itu Purchase Order? Apa Fungsi dan Manfaatnya?

Dalam sebuah bisnis terutama perusahaan industri, dokumen berupa Purchase Order atau yang lebih dikenal dengan PO sangatlah penting dan harus ada. Penjelasan tentang apa yang dimaksud dengan Purchase Order atau PO sebagai fungsi dan tujuan penggunaannya, beserta beberapa contoh terkait Purchase Order (PO) akan dijelaskan di bawah ini. Seiring dengan meningkatnya permintaan produk, proses bisnis menjadi semakin kompleks.

Meskipun dulunya mudah untuk memesan bahan dari pemasok melalui email atau telepon, pengadaan menjadi semakin sulit untuk dikelola. Purchase Order (PO) juga dikenal sebagai pesanan pembelian yang merupakan dokumen yang dibuat untuk menunjukkan barang yang ingin Anda beli. Selain itu, dokumen ini juga dapat membantu bisnis Anda memastikan bahwa setiap pembelian yang dilakukan sesuai dengan anggaran bisnis Anda.

Apa itu Purchase Order (PO)?

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, Purchase Order (PO) merupakan dokumen yang dibuat oleh pembeli dengan tujuan untuk menunjukkan barang yang ingin dia beli dari penjual. Dengan kata lain, PO juga digunakan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual tentang barang yang ingin dibeli pembeli.

Dokumen ini berisi informasi pesanan yang merinci kebutuhan pembeli seperti jenis barang, jumlah, harga dan nomor atau tanggal. Semakin spesifik pesanan, semakin detail dan ini akan membuat operasi pemesanan lebih efisien dan juga membantu perusahaan lebih tertata dengan baik sehingga menghindari kesalahan dalam pemesanan dan pemberian barang.

Anda mungkin bertanya-tanya apa perbedaan antara PO dan faktur? Kesalahpahaman sering muncul karena keduanya melibatkan aktivitas pelanggan (pembeli) dan pemasok (penjual) yang mengatur pembayaran suatu produk atau jasa.

Perbedaan utama adalah waktu. Singkat kata, arti PO dilepaskan di awal proses ketika pembeli mulai memesan kebutuhan dari penjual. Sedangkan faktur atau invoice dikeluarkan pada akhir proses oleh penjual dengan menggunakan informasi dari pesanan pembelian untuk menagih pembayaran yang disepakati dari pembeli.

Fungsi Pesanan Pembelian

Adapun dari tujuan adanya Purchase Order yaitu:

• Sebagai bukti pesanan pembeli dan komitmen penjual sebagai penerima pesanan.
• Menghindari kesalahan dalam jumlah pesanan dan spesifikasi produk.
• Menghindari kesalahan harga pembelian barang sehingga tidak terjadi selisih harga pada saat proses penagihan.
• Mengingatkan penjual untuk mengirimkan barang sesuai pesanan dan waktu yang dibutuhkan.
• Membantu melacak pesanan yang masuk untuk merampingkan inventaris dan proses pengiriman.
• Merupakan dokumen hukum dan membantu menghindari perselisihan di masa mendatang terkait transaksi.
• Membantu bagian keuangan dalam penyusunan anggaran sehingga mereka lebih siap untuk membayar tagihan saat jatuh tempo.
• Sebagai bukti kepada auditor, bank (kreditur) dan otoritas pajak bahwa bisnis Anda menangani transaksi bisnis dengan cara yang benar

Komponen dalam Purchase Order (PO)

Pembuatan Purchase Order / PO tidak boleh sembarangan karena pada umumnya dokumen atau pesanan pembelian ini harus menyertakan detail sebagai berikut:

• Nama produk atau barang yang dipesan.
• Jumlah setiap produk atau barang yang dipesan.
• Harga per unit produk atau barang yang dipesan.
• Total harga berdasarkan harga satuan dan jumlah pesanan.
• Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
• Nomor.
• Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
• Kolom Otorisasi.

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Purchase Order (PO)

• Sebagai pelanggan, jelaskan identitas bisnis Anda.
• Cantumkan detail barang yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya.
• Tentukan produsen atau pemasok yang Anda pilih.
• Sebutkan media sebagai tempat untuk mengiklankan produk yang ditawarkan (bila perlu).
• Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan secara rinci, jika perlu, buat daftar dalam tabel untuk memudahkan penelusuran dan penyediaan layanan.
• Cantumkan metode pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, serta metode pengiriman yang Anda inginkan.
• Sertakan nomor. Sangat penting untuk meneliti jika ada kekurangan atau masalah.

Ajukan Pinjaman Modal Usaha Sekarang Akseleran

Apabila Anda membutuhkan pinjaman modal usaha untuk bisnis Anda dengan persyaratan yang mudah , mungkin Peer to Peer Lending adalah pilihan yang tepat untuk Anda yang ingin mengembangkan usaha Anda sekarang juga. Tidak perlu khawatir karena Akseleran telah diawasi dan terdaftar di OJK (Otoritas Jasa Keuangan) sehingga terjamin aman.

Deskripsi : purchase order memiliki fungsi yang penting untuk perusahaan sehingga harus ada dalam proses jual beli.