Dalam sebuah bisnis terutama perusahaan industri, dokumen berupa Purchase Order atau yang lebih dikenal dengan PO sangatlah penting dan harus ada. Penjelasan tentang apa yang dimaksud dengan Purchase Order atau PO sebagai fungsi dan tujuan penggunaannya, beserta beberapa contoh terkait Purchase Order (PO) akan dijelaskan di bawah ini. Seiring dengan meningkatnya permintaan produk, proses bisnis menjadi semakin kompleks.
Meskipun dulunya mudah untuk memesan bahan dari pemasok
melalui email atau telepon, pengadaan menjadi semakin sulit untuk dikelola. Purchase
Order (PO) juga dikenal sebagai pesanan pembelian yang merupakan dokumen yang
dibuat untuk menunjukkan barang yang ingin Anda beli. Selain itu, dokumen ini
juga dapat membantu bisnis Anda memastikan bahwa setiap pembelian yang
dilakukan sesuai dengan anggaran bisnis Anda.
Apa itu Purchase
Order (PO)?
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, Purchase Order
(PO) merupakan dokumen yang dibuat oleh pembeli dengan tujuan untuk menunjukkan
barang yang ingin dia beli dari penjual. Dengan kata lain, PO juga digunakan
sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual tentang
barang yang ingin dibeli pembeli.
Dokumen ini berisi informasi pesanan yang merinci kebutuhan
pembeli seperti jenis barang, jumlah, harga dan nomor atau tanggal. Semakin
spesifik pesanan, semakin detail dan ini akan membuat operasi pemesanan lebih efisien
dan juga membantu perusahaan lebih tertata dengan baik sehingga menghindari
kesalahan dalam pemesanan dan pemberian barang.
Anda mungkin bertanya-tanya apa perbedaan antara PO dan
faktur? Kesalahpahaman sering muncul karena keduanya melibatkan aktivitas
pelanggan (pembeli) dan pemasok (penjual) yang mengatur pembayaran suatu produk
atau jasa.
Perbedaan utama adalah waktu. Singkat kata, arti PO
dilepaskan di awal proses ketika pembeli mulai memesan kebutuhan dari penjual.
Sedangkan faktur atau invoice dikeluarkan pada akhir proses oleh penjual dengan
menggunakan informasi dari pesanan pembelian untuk menagih pembayaran yang
disepakati dari pembeli.
Fungsi Pesanan
Pembelian
Adapun dari tujuan adanya Purchase Order yaitu:
- Sebagai bukti pesanan
pembeli dan komitmen penjual sebagai penerima pesanan.
- Menghindari kesalahan
dalam jumlah pesanan dan spesifikasi produk.
- Menghindari kesalahan
harga pembelian barang sehingga tidak terjadi selisih harga pada saat proses
penagihan.
- Mengingatkan penjual untuk
mengirimkan barang sesuai pesanan dan waktu yang dibutuhkan.
- Membantu melacak pesanan
yang masuk untuk merampingkan inventaris dan proses pengiriman.
- Merupakan dokumen hukum
dan membantu menghindari perselisihan di masa mendatang terkait transaksi.
- Membantu bagian keuangan
dalam penyusunan anggaran sehingga mereka lebih siap untuk membayar
tagihan saat jatuh tempo.
- Sebagai bukti kepada
auditor, bank (kreditur) dan otoritas pajak bahwa bisnis Anda menangani
transaksi bisnis dengan cara yang benar
Komponen
dalam Purchase Order (PO)
Pembuatan Purchase Order / PO tidak boleh sembarangan karena
pada umumnya dokumen atau pesanan pembelian ini harus menyertakan detail
sebagai berikut:
- Nama produk atau barang
yang dipesan.
- Jumlah setiap produk atau
barang yang dipesan.
- Harga per unit produk atau
barang yang dipesan.
- Total harga berdasarkan
harga satuan dan jumlah pesanan.
- Pajak Pertambahan Nilai
(PPN).
- Nomor.
- Tanggal transaksi dan
tanggal jatuh tempo pembayaran.
- Kolom Otorisasi.
Hal yang Perlu
Diperhatikan dalam Membuat Purchase Order (PO)
- Sebagai pelanggan,
jelaskan identitas bisnis Anda.
- Cantumkan detail barang
yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya.
- Tentukan produsen atau
pemasok yang Anda pilih.
- Sebutkan media sebagai
tempat untuk mengiklankan produk yang ditawarkan (bila perlu).
- Sebutkan bentuk dan jumlah
pesanan secara rinci, jika perlu, buat daftar dalam tabel untuk memudahkan
penelusuran dan penyediaan layanan.
- Cantumkan metode
pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, serta metode pengiriman
yang Anda inginkan.
- Sertakan nomor. Sangat
penting untuk meneliti jika ada kekurangan atau masalah.
Ajukan Pinjaman Modal
Usaha Sekarang Akseleran
Apabila Anda membutuhkan pinjaman modal usaha untuk bisnis
Anda dengan persyaratan yang mudah , mungkin Peer to
Peer Lending adalah pilihan yang tepat untuk Anda yang ingin
mengembangkan usaha Anda sekarang juga. Tidak perlu khawatir karena Akseleran
telah diawasi dan terdaftar di OJK (Otoritas Jasa Keuangan) sehingga terjamin
aman.
No comments:
Post a Comment